Cистема управления проектами
в проектном институте
в проектном институте
Основная цель системы управления проектами - это упорядочивание процессов управления проектами, разработка стандартов управления проектами и детальное управление трудовыми ресурсами проекта
Особенностью таких проектов является использование исключительно трудовых ресурсов, т.е. стоимость проекта и его длительность зависит на 80% и больше от трудовых ресурсов.
Технологии
Зарубежная система управления проектами
Отечественная система управления проектами
С 4 марта 2022 года компания Microsoft приостановила продажу лицензий Microsoft Project. В связи с этим, решения на базе продуктов Microsoft могут быть приобретены в РФ только для юридических лиц, имеющих активную подписку на облачные или серверные лицензии.
Задачи управления проектной организацией
Сквозное планирование ресурсов и работ по выполнению договоров по всем подразделениям с учётом текущей загрузки ресурсов, стоимости и приоритетов
Контроль выполнения работ по трудозатратам и срокам с максимальной детализацией
Учёт затрат на выполнение работ по проектам
Прогнозирование загрузки ресурсов с учётом планируемых работ
Финансовое планирование доходов и расходов, его корректировка по факту выполнения этапов работ
Анализ отклонений фактических значений по трудозатратам и срокам от плановых, внесение корректирующих мер в процессы управления
Цели КСУП на базе Microsoft Project
1
Повышение качества планирования
Ведение плана работ подразделений с учетом доступности ресурсов.
Обеспечение согласования сроков и состава работ с руководителями подразделений при составлении ГИПом графика работ.
Накопление и систематизация сведений о структуре и объеме работ по разным видам проектируемых объектов.
Критерий достижения:
Все планы работ подразделений ведутся в ИСУП. График работ согласовывается всеми подразделениями. Ведение справочника типовых работ.
Обеспечение согласования сроков и состава работ с руководителями подразделений при составлении ГИПом графика работ.
Накопление и систематизация сведений о структуре и объеме работ по разным видам проектируемых объектов.
Критерий достижения:
Все планы работ подразделений ведутся в ИСУП. График работ согласовывается всеми подразделениями. Ведение справочника типовых работ.
2
Контроль экономической эффективности проектов
Учет трудозатрат всех сотрудников организации по проектам, как коммерческим так и внутренним.
Критерий достижения:
Критерий достижения:
- 100% времени сотрудников организации учтены по проектам.
- Актуализация данных раз в неделю.
- Отчет план-факт трудозатрат.
3
Контроль сроков работ
Возможность получать актуальную информацию по срокам исполнения работ.
Критерий достижения:
Критерий достижения:
- Сводный отчет с детализацией по проектам доступен.
- Актуализация данных раз в неделю.
Процесс работы в системе Microsoft Project
Возможности Microsoft Project
- создание и управление содержанием;
- календарное планирование и контроль проекта в режиме реального времени;
- коммуникации и работа с документами;
- выявление проблем и своевременное управление изменениями;
- управление рисками;
- согласование, ревью, утверждение и другие стандартные процессы внутри проектов.
Управление проектами
- составление плана проекта с помощью удобных графиков, включая добавление задач, связей между задачами и назначение людей и других ресурсов для выполнения задач;
- планирование этапов выполнения проектов с помощью таких инструментов как: диаграмма Гантта и настраиваемые шаблоны;
- возможность предотвращения рисков для будущих проектов, своевременный просмотр рисков, с которыми приходилось сталкиваться ранее, при реализации прошлых проектов;
- организация совместной работы, при которой участники группы могут совместно работать с документами и использовать Skype для бизнеса для обсуждения вопросов по проекту;
- возможность отслеживания хода выполнения проекта, определение потенциально слабых сторон и своевременная их корректировка;
- управление затратами по проекту с последующим снижением рисков превышения бюджета;
- мгновенная оценка и анализ проектов с помощью удобных средств отчётности и свободных панелей мониторинга (все данные о состоянии проекта на Вашем экране);
- анализ сроков выполнения работ, стоимости работ, трудозатрат исполнителей и расходов ресурсов.
Управление человеческими ресурсами
- управление ресурсами проекта с последующей регулировкой выделенных ресурсов для задач проекта;
- просмотр тепловых карт ёмкости позволят понять как именно использовать ваши ресурсы, благодаря оперативному поиску перегруженных и недогруженных ресурсов и оптимизации их распределения;
- сопоставление информации о ресурсах со стандартными данными и прогноз их использования;
- формирование встроенных отчётов о ходе выполнения задач, анализ загрузки сотрудников и отслеживание прогресса исполнения задач;
- планирование трудозатрат с помощью диаграммы Гантта;
- многоуровневое согласование выполненных работ;
- расчёт проектной составляющей заработанной платы.
Управление портфелем проектов
- оптимизация портфеля проектов, благодаря которой можно легко моделировать различные портфели и выбирать оптимальный маршрут, сопоставляя различные предложения со стратегическими бизнес-целями и анализируя стоимость ресурсов и связанные с ними ограничения в масштабах организации;
- формирование общих встроенных отчётов в масштабах всей организации;
- фиксирование и оценка идей по проектам на самых разных уровнях организации с помощью унифицированного процесса, в рамках которого подробные экономические обоснования и планы проектов стекаются к руководству на анализ;
- наглядная панель управления портфелем проектов в режиме реального времени.
Управление финансами
- предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;
- управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических и плановых затрат по проекту;
- управление и оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах на основании исходной информации о графике проекта, при этом могут быть учтены компоненты трех типов: затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые постоянные затраты на операцию; затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например, плата за заказ) и затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса;
- управление бюджетом проекта, прогноз увеличения бюджета проекта и его утверждение;
- формирование таблиц тарифных ставок операций.
Бизнес-аналитика
- настраиваемые информационные панели и отчётность;
- настраиваемые таймшиты для внутренней и внешней отчётности;
- планирование деятельности подразделений;
- визуализация целей;
- панель мониторинга ключевых показателей бизнеса в режиме реального времени.
Электронный документооборот
- управление электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла (входящие и исходящие, организационно-распорядительные (ОРД), внутренние документы и служебные записки, договоры);
- организация совместной работы с проектами документов с возможностью получения автоматических напоминаний о нарушении сроков по электронной почте;
- создание поручений\подпоручений, переназначение поручений исполнителям по одному документу или нескольким;
- шаблонные цепочки согласования или настраиваемые цепочки согласования, с возможностью указания времени на согласование;
- типовые маршруты движения, с привязкой маршрута к типам документов, исполнителям и т.д;
- атрибутивный поиск или полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка.
Как мы работаем?
- Бизнес-аналитики погружаются в Ваши бизнес задачи, проводят диагностику, анализируют текущее состояние, определяют требования к СУП и формируют концепцию
- Оценивается предварительная стоимость и длительность работ
Снятие запроса
- Формируется пилотная группа, для нее закупаются лицензии
- Пилотная группа начинает работать в системе
- Параллельно проводится процесс обследования бизнес-процессов и уточняется перечень задач
- Проводится детальное планирование проекта внедрения
Пилотный проект + обследование
- Разрабатывается методология управления проектами
- Формируется окончательное техническое задание, утверждается его стоимость и график выполнения работ
- Заключается договор с ежемесячным графиком выполнения
- Ежемесячно пилотная группа дает обратную связь
Разработка
- Закупаются лицензии для всех пользователей системы
- Проводится внедрение корпоративной системы управления проектами в организации
- Проводится построение проектно-ориентированной системы управления организации
- Проводится обучение всех пользователей
- Согласовываются правила поддержки пользователей и сервисного обслуживания
- Проводится интеграция с другими корпоративными системами
- Проводится подготовка персонала к использованию методологии управления проектами и обучение работе с информационной системой
Внедрение
Наши клиенты
Оставьте заявку и наш специалист ответит на все интересующие
Вас вопросы.
Вас вопросы.
Отправляя заявку, Вы соглашаетесь на обработку Ваших данных.