Microsoft Project для управления проектами в проектном институте, инжиниринговом центре и конструкторском бюро

Основная цель системы управления проектами - это упорядочивания процессов управления проектами, разработки стандартов управления проектами и детальное управление трудовыми ресурсами проекта.
Особенностью таких проектов является использование исключительно трудовых ресурсов, т.е. стоимость проекта и его длительность зависит на 80% и больше от трудовых ресурсов.
Задачи управления проектной организацией
Сквозное планирование ресурсов и работ по выполнению договоров по всем подразделениям с учётом текущей загрузки ресурсов, стоимости и приоритетов
Контроль выполнения работ по трудозатратам и срокам с максимальной детализацией

Учёт затрат на выполнение работ по проектам

Прогнозирование загрузки ресурсов с учётом планируемых работ

Финансовое планирование доходов и расходов, его корректировка по факту выполнения этапов работ

Анализ отклонений фактических значений по трудозатратам и срокам от плановых, внесение корректирующих мер в процессы управления

Цели КСУП на базе Microsoft Project
1
Повышение качества планирования
Ведение плана работ подразделений с учетом доступности ресурсов.

Обеспечение согласования сроков и состава работ с руководителями подразделений при составлении ГИПом графика работ.

Накопление и систематизация сведений о структуре и объеме работ по разным видам проектируемых объектов.

Критерий достижения:
Все планы работ подразделений ведутся в ИСУП. График работ согласовывается всеми подразделениями. Ведение справочника типовых работ.
2
Контроль экономической эффективности проектов
Учет трудозатрат всех сотрудников организации по проектам, как коммерческим так и внутренним.

Критерий достижения:
  • 100% времени сотрудников организации учтены по проектам.
  • Актуализация данных раз в неделю.
  • Отчет план-факт трудозатрат.
    3
    Контроль сроков работ
    Возможность получать актуальную информацию по срокам исполнения работ.

    Критерий достижения:
    • Сводный отчет с детализацией по проектам доступен.
    • Актуализация данных раз в неделю.

      Процесс работы в системе Microsoft Project

      процесс работы Microsoft Project

      Возможности Microsoft Project

      Управление проектами
      Управление человеческими ресурсами
      Управление портфелем проектов
      Управление финансами
      Бизнес-аналитика
      Электронный документооборот
      управление проектами планирование и контроль Microsoft Project
      • создание и управление содержанием;
      • календарное планирование и контроль проекта в режиме реального времени;
      • коммуникации и работа с документами;
      • выявление проблем и своевременное управление изменениями;
      • управление рисками;
      • согласование, ревью, утверждение и другие стандартные процессы внутри проектов.
      управление человеческими ресурсами Microsoft Project
      • общий пул ресурсов и задач;
      • планирование трудозатрат с помощью диаграммы Гантта;
      • ведение табелей;
      • многоуровневое согласование выполненных работ;
      • анализ загрузки сотрудников и отслеживание прогресса исполнения задач;
      • расчёт проектной составляющей заработанной платы.
      управление портфелем проектов Microsoft Project
      создание сайта проекта;
      реестр проектов, мониторинг их состояния и поддержка полного жизненного цикла;
      формирование общих встроенных отчётов в масштабах всей организации;
      шаблоны различных видов проектов;
      наглядная панель управления портфелем проектов в режиме реального времени.
      управление финансами Microsoft Project
      • планирование и учёт затрат;
      • управление бюджетом проекта;
      • прогноз увеличения бюджета проекта и его утверждение;
      • управление закупками;
      • методика освоенного бюджета.
      бизнес-аналитика Microsoft Project
      • настраиваемые информационные панели и отчётность;
      • настраиваемые таймшиты для внутренней и внешней отчётности;
      • планирование деятельности подразделений;
      • визуализация целей;
      • панель мониторинга ключевых показателей бизнеса в режиме реального времени.
      электронный документооборот Microsoft Project
      • входящая и исходящая корреспонденция;
      • согласование документов;
      • проектный электронный документооборот;
      • поддержка версионности документов.
      Управление проектами
      • составление плана проекта с помощью удобных графиков, включая добавление задач, связей между задачами и назначение людей и других ресурсов для выполнения задач;
      • планирование этапов выполнения проектов с помощью таких инструментов как: диаграмма Гантта и настраиваемые шаблоны;
      • возможность предотвращения рисков для будущих проектов, своевременный просмотр рисков, с которыми приходилось сталкиваться ранее, при реализации прошлых проектов;
      • организация совместной работы, при которой участники группы могут совместно работать с документами и использовать Skype для бизнеса для обсуждения вопросов по проекту;
      • возможность отслеживания хода выполнения проекта, определение потенциально слабых сторон и своевременная их корректировка;
      • управление затратами по проекту с последующим снижением рисков превышения бюджета;
      • мгновенная оценка и анализ проектов с помощью удобных средств отчётности и свободных панелей мониторинга (все данные о состоянии проекта на Вашем экране);
      • анализ сроков выполнения работ, стоимости работ, трудозатрат исполнителей и расходов ресурсов.
      Управление человеческими ресурсами
      • управление ресурсами проекта с последующей регулировкой выделенных ресурсов для задач проекта;
      • просмотр тепловых карт ёмкости позволят понять как именно использовать ваши ресурсы, благодаря оперативному поиску перегруженных и недогруженных ресурсов и оптимизации их распределения;
      • сопоставление информации о ресурсах со стандартными данными и прогноз их использования;
      • формирование встроенных отчётов о ходе выполнения задач, анализ загрузки сотрудников и отслеживание прогресса исполнения задач;
      • планирование трудозатрат с помощью диаграммы Гантта;
      • многоуровневое согласование выполненных работ;
      • расчёт проектной составляющей заработанной платы.
      Управление портфелем проектов
      • оптимизация портфеля проектов, благодаря которой можно легко моделировать различные портфели и выбирать оптимальный маршрут, сопоставляя различные предложения со стратегическими бизнес-целями и анализируя стоимость ресурсов и связанные с ними ограничения в масштабах организации;
      • формирование общих встроенных отчётов в масштабах всей организации;
      • фиксирование и оценка идей по проектам на самых разных уровнях организации с помощью унифицированного процесса, в рамках которого подробные экономические обоснования и планы проектов стекаются к руководству на анализ;
      • наглядная панель управления портфелем проектов в режиме реального времени.
      Управление финансами
      • предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;
      • управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических и плановых затрат по проекту;
      • управление и оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах на основании исходной информации о графике проекта, при этом могут быть учтены компоненты трех типов: затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые постоянные затраты на операцию; затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например, плата за заказ) и затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса;
      • управление бюджетом проекта, прогноз увеличения бюджета проекта и его утверждение;
      • формирование таблиц тарифных ставок операций.
      Бизнес-аналитика
      • настраиваемые информационные панели и отчётность;
      • настраиваемые таймшиты для внутренней и внешней отчётности;
      • планирование деятельности подразделений;
      • визуализация целей;
      • панель мониторинга ключевых показателей бизнеса в режиме реального времени.
      Электронный документооборот
      • управление электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла (входящие и исходящие, организационно-распорядительные (ОРД), внутренние документы и служебные записки, договоры);
      • организация совместной работы с проектами документов с возможностью получения автоматических напоминаний о нарушении сроков по электронной почте;
      • создание поручений\подпоручений, переназначение поручений исполнителям по одному документу или нескольким;
      • шаблонные цепочки согласования или настраиваемые цепочки согласования, с возможностью указания времени на согласование;
      • типовые маршруты движения, с привязкой маршрута к типам документов, исполнителям и т.д;
      • атрибутивный поиск или полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка.
      Как мы работаем?

      • Бизнес-аналитики погружаются в Ваши бизнес задачи, проводят диагностику, анализируют текущее состояние, определяют требования к СУП и формируют концепцию
      • Оценивается предварительная стоимость и длительность работ

      Снятие запроса

      • Формируется пилотная группа, для нее закупаются лицензии
      • Пилотная группа начинает работать в системе
      • Параллельно проводится процесс обследования бизнес-процессов и уточняется перечень задач
      • Проводится детальное планирование проекта внедрения

      Пилотный проект + обследование

      • Разрабатывается методология управления проектами
      • Формируется окончательное техническое задание, утверждается его стоимость и график выполнения работ
      • Заключается договор с ежемесячным графиком выполнения
      • Ежемесячно пилотная группа дает обратную связь

      Разработка

      • Закупаются лицензии для всех пользователей системы
      • Проводится внедрение корпоративной системы управления проектами в организации
      • Проводится построение проектно-ориентированной системы управления организации
      • Проводится обучение всех пользователей
      • Согласовываются правила поддержки пользователей и сервисного обслуживания
      • Проводится интеграция с другими корпоративными системами
      • Проводится подготовка персонала к использованию методологии управления проектами и обучение работе с информационной системой

      Внедрение
      Наши клиенты
      Оставьте заявку и наш специалист ответит на все интересующие
      Вас вопросы.
      Отправляя заявку, Вы соглашаетесь на обработку Ваших данных.