Тайны успешного проектного управления – ошибки, которых стоит избегать

Как компания может выйти на новый уровень? Когда проектов становится слишком много и сотрудники перестают показывать желаемые результаты, на ум приходит единственное верное решение – внедрение информационной системы управления проектами.

Действительно, правильно подобранная ИСУП может помочь компании увеличить эффективность. Однако управление проектами – это не просто технические компетенции, но и настоящее искусство, требующее стратегического мышления. Именно поэтому многие организации и профессионалы ещё на самом старте совершают ряд распространённых ошибок, которые могут серьёзно подорвать результативность системы управления проектами.

В чём же заключается главная тайна успешного проектного управления? В этой статье мы рассмотрим несколько ключевых ошибок при выборе ИСУП и обсудим, как их можно избежать.

Начнём с самого очевидного – выбор неподходящего программного обеспечения (ПО) для управления проектами. На рынке существует множество инструментов, каждый из которых обладает своими уникальными особенностями и возможностями. Ошибка заключается в том, что многие компании выбирают ПО, не проведя достаточного анализа своих потребностей и требований проектов. Например, использование слишком сложной системы для небольших проектов может привести к излишним затратам времени и ресурсов на её настройку и обучение персонала.

Также может произойти и обратная ситуация: когда бюджет компании скромен, то часто при попытке уложиться в него компания-подрядчик составляет некорректное ТЗ.

Решение: перед выбором ПО определите свои ключевые требования и желаемую функциональность. Проведите тщательное сравнение доступных решений и протестируйте несколько вариантов перед окончательным выбором. Специалисты также советуют не утверждать ТЗ раз и навсегда – оставьте пространство для манёвров или дополнительных изменений.

Неопределённость в отношении целей и критериев успеха может сильно затруднить эффективное управление проектом. Отсутствие ясного понимания между проектной командой и руководителями того, что должно быть достигнуто, и как это будет измерено, может привести к потере фокуса и ресурсов. Обратите внимание, что опытные подрядчики, как компания Conteq, могут помочь вам определить наиболее верные цели, проведя аудит вашего бизнеса.

Решение: определите чёткие и измеримые цели для каждого проекта. Разработайте ключевые показатели производительности (KPI), которые будут использоваться для оценки прогресса. Регулярно оценивайте достижение поставленных целей, держите в курсе всех участников проекта и адаптируйте стратегии при необходимости. Обсудите ожидания сотрудников и топ-менеджера от ИСУП.

Или “освоение бюджета ради освоения бюджета”. Одной из часто встречающихся ошибок при управлении проектами является недостаточный анализ процессов в компании: иногда руководители начинают подыскивать дорогостоящее решение для вторичных по значимости процессов, автоматизация которых по сути никак и ничего не изменит. В такой ситуации сложно говорить об эффективности внедрения ИСУП. Другим же процессам, наоборот, может не уделяться достаточное внимание. Например, управление коммуникациями часто остается вне поля зрения и в то же самое время играет ключевую роль в успешности вашего проекта.

Решение: анализ приоритетов. Осознание важности лишь некоторых процессов из длинного списка и их учет при подборе ИСУП являются первым шагом к избежанию ошибок. Фокусируйтесь только на важном, не пытаясь автоматизировать каждую ненужную деталь. Не стоит пренебрегать человеческим фактором и контекстом конкретного проекта. Ваши цели должны быть реалистичны и достижимы. Разработка гибких стратегий и подходов, которые учитывают как автоматизированные, так и неавтоматизируемые аспекты, поможет обеспечить более полное и эффективное управление проектами.

Ещё одна из ключевых причин неверного выбора информационной системы управления проектами – неправильный подбор подрядчика. В целом, выбор подрядчика является ключевым этапом любого проекта, определяющим его успешное выполнение или потенциальные проблемы.

Один из наиболее распространенных сценариев — это недостаточное внимание к процессу отбора. Возможные ошибки включают неполное понимание требований проекта, недостаточный анализ квалификации подрядчика, а также несоответствие стратегических целей между заказчиком и подрядчиком.

Работа неоптимального подрядчика может привести к низкому качества исполнения ТЗ, превышению бюджету, срыву сроков и к другим всевозможным конфликтам.

Решение: проведите детальный анализ потенциальных исполнителей, убедитесь в опыте компании, ознакомьтесь с кейсами, подробно изучите предлагаемые услуги. Например, компания Conteq уже более 15 лет внедряет решения и разрабатывает методологию проектного управления на платформе Advanta, а также предлагает опцию “Быстрый старт с Advanta” для тех компаний, которые пока не готовы вкладываться в полноценное внедрение, но хотели бы оценить эффективность платформы на своем бизнесе. Накопленный опыт за годы сотрудничества с ведущими мировыми производителями ПО, такими, как Microsoft Project, дает Conteq дополнительные компетенции в области внедрения ИУСП.

Коммуникация играет критически важную роль в любом успешном проекте, включая работы по внедрению ИСУП. Регулярные встречи, чёткое распределение обязанностей и открытость в обсуждении проблем помогают снижать риск недоразумений и конфликтов. Часто при отборе системы управления проектами принятие окончательного решения занимает слишком долгое время. Так, некоторые руководители могут быть не заинтересованы в ИСУП вообще, а другие – иметь полностью противоположное мнение.

Решение: определите, что вашей компании действительно нужна ИСУП. Заручитесь поддержкой топ-менеджмента. Расскажите вашей команде о планах на внедрение системы управления проектами и выслушайте мнения разных сторон. Вы также можете составить реестр рисков, который предоставит полноценную картину о плюсах и минусах ввода ИСУП в эксплуатацию. Сделать это можно, например, при помощи специализированных решений наподобие RiskControl.

Избегая указанных выше ошибок и инвестируя в правильные стратегии и инструменты, вы сможете значительно улучшить результаты своих проектов. Управление проектами — это не просто инструментарий, но и искусство, которое требует внимания к деталям, гибкости и умения работать с людьми. Не бойтесь экспериментировать и учиться на своих ошибках — это и есть главная тайна успешного проектного управления.

При выборе подрядчика необходимо учитывать их опыт работы в схожих проектах, репутацию на рынке, наличие необходимых сертификаций и лицензий, а также способность к адаптации и взаимодействию с вашей командой.

Неправильный выбор подрядчика может привести к низкому качеству выполнения работ, превышению бюджета и сроков, а также к возникновению конфликтов и юридических споров, что в итоге может подорвать эффективность внедрения ИСУП.

Для минимизации рисков при выборе подрядчика рекомендуется проводить тщательный отбор с оценкой референсов и отзывов, составлять детализированные контрактные условия, учитывать совместимость ценностей и культурных аспектов, а также поддерживать открытую и чёткую коммуникацию на протяжении всего проекта.

При подборе ИСУП важно определить ключевые требования к ПО и желаемую функциональность. У вас не должно быть неясных и неизмеримых целей. Разработайте ключевые показатели производительности (KPI), которые будут использоваться для оценки прогресса внедрения ИСУП. Исключите риски внедрения, разработав стратегии их минимизации при помощи специализированных решений наподобие RiskControl.

Компания Conteq обладает широкой экспертизой в области внедрения систем управления проектами. Более 10 лет мы являлись золотым партнером Microsoft и ведущими специалистами по созданию бизнес-решений на платформах Microsoft SharePoint, Microsoft Project и Microsoft BI. Это означает, что Conteq соответствует самым высоким стандартам и требованиям Microsoft. Компания Conteq также является золотым партнёром одного из крупнейших российских разработчиков комплексных систем проектного управления – ADVANTA.